Voor oprichters en directeuren rijst steeds weer de vraag welke apparatuur nodig is in het dagelijkse werk. Sommige dingen zijn gewoon onderdeel van een bedrijf, andere lijken in eerste instantie overbodig, maar blijken dan nuttig te zijn. Natuurlijk zijn er ook tal van items die essentieel zijn bij het starten van een bedrijf. Hoort hier een bedrijfsstempel thuis? Waarom hebben bedrijven überhaupt een stempel nodig en wat staat erop? Deze vragen worden hier beantwoord.
Waar is een bedrijfsstempel nuttig voor?
Allereerst lijkt het gebruik van een bedrijfsstempel uiterst serieus. Zakelijke partners, klanten en opdrachtgevers vinden relevante informatie op de zegel en het is bijzonder eenvoudig voor ondernemers om belangrijke informatie onder documenten in te voeren. Vooral in grotere bedrijven onderstreept het gebruik van een bedrijfsstempel de beslissingsbevoegdheid van de individuele medewerkers. Dit maakt ze geloofwaardiger en vereenvoudigt zakelijke correspondentie. Op de volgende documenten is een bedrijfsstempel vereist:
- Huurovereenkomsten voor panden
- ontracten met klanten, leveranciers en andere zakenpartners
- Ontvangsten en facturen
- Arbeidsovereenkomsten of opzeggingen
- Referenties
Voor de laatste twee punten is echter ook een handgeschreven handtekening vereist om het document rechtsgeldig te laten zijn. Belangrijk: Verhuurders van bedrijfspanden verwachten vaak een bedrijfsstempel dat aantoont dat een persoon echt bevoegd is om voor een bedrijf te tekenen. Er zijn dus maar een paar gevallen waarin er een manier is om een bedrijfsstempel te omzeilen. geïntegreerd kussen – de inhoud is waar het om gaat.
De structuur van een bedrijfsstempel
Er zijn verschillende soorten zegels die als bedrijfszegels kunnen worden gebruikt. Vooral stempelmachines met een stalen behuizing zijn populair. Ze worden geleverd met een geïntegreerd inktkussen en zijn beschermd tegen uitdrogen. Als je het wat “rustieker” wilt, kun je een klassieke houten stempel gebruiken en een bijpassend stempelkussen in zwart of blauw kopen. Talloze online winkels bieden aanpasbare postzegels in verschillende ontwerpen waaruit het bedrijf kan kiezen. Zo is er voor elk bedrijf een passende stempel. Er is over het algemeen geen verplichte informatie die op een bedrijfsstempel moet staan. Sommige informatie is echter nuttig gebleken. Dit omvat natuurlijk de bedrijfsnaam en rechtsvorm, de adres- en contactgegevens van het bedrijf en het belastingnummer evenals de bankgegevens. Grotere bedrijven hebben vaak meerdere bedrijfsstempels die voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Dit betekent dat alleen de informatie die nodig is voor het betreffende doel erop staat.
Bij het ontwerpen van de postzegel is het essentieel om ervoor te zorgen dat alle informatie leesbaar is! De grootte van de postzegel, het lettertype en de lettergrootte van de afzonderlijke componenten zijn hierbij bepalend.
Vooral grotere bedrijven vertrouwen op corporate design. In hetzelfde design maak je bedrijfsstempels, websites, flyers, briefpapier, etc. Zo verhogen ze de herkenningswaarde van het bedrijf en zorgen ze ervoor dat alles op elkaar past.
Geen enkele wet vereist een stempel
Er is in principe geen wettelijke basis die een bedrijfsstempel voorschrijft. Dit betekent dat geen enkel bedrijf een stempel hoeft te hebben. Echter, zoals in het begin al beschreven, is een bedrijfsstempel een object dat zorgt voor ernst in het dagelijkse werk. Het onderstreept de geloofwaardigheid van een werknemer die contracten en andere documenten ondertekent. Last but not least is het logisch dat een bedrijf een bedrijfsstempel heeft. Bovendien heeft het bedrijfsstempel, afhankelijk van hoe het wordt gebruikt, een niet te onderschatten wettelijke verplichting.
De wet bepaalt hoe de schriftelijke vorm van een document of contract eruit moet zien. Daarin staat dat in het algemeen de handgeschreven handtekening bepalend is voor het juridisch bindende karakter. In bedrijven met meerdere directeuren, bijvoorbeeld een BV, zijn vaak meerdere personen bevoegd om te tekenen. Als slechts één persoon het document ondertekent, kan het bedrijfsstempel bepalend zijn. Daarin staat dat de directeur optreedt namens de vennootschap en dat de ondertekening dus juridisch bindend is. Hier speelt het bedrijfsstempel een bijzonder belangrijke rol. Dit hield zelfs stand in de rechtszaal.